Правила и способы организации рабочего времени

Необходимость составления идеального расписания обычно возникает в тех случаях, когда человеку нужно успевать заниматься несколькими задачами одновременно.

Правильное планирование рабочего дня позволит найти время, которого вам раньше не хватало.

Основные рекомендации

Начать составление расписания следует с определения подходящего промежутка времени. Обычно в качестве основы используют рабочую неделю. В черновой вариант плана выписываются задачи, с которыми нужно справиться, а также составляется список этапов их выполнения.

Постарайтесь вспомнить все дела, которые нужно периодически повторять. Выписывать подобные задачи необходимо, так как во время планирования о них довольно легко забыть. Повторяющиеся действия могут казаться менее важными, но обычно от них зависит довольно большая часть работы. Скорее всего, вам уже известно, как долго длится выполнение таких задач.

Для более точного планирования стоит завести ежедневник. В качестве альтернативы вы можете использовать календарь на своем смартфоне, ведь он всегда находится под рукой, и в нем тоже можно вести записи. Использование ежедневника позволяет быстро искать свободное время для новых задач, не создавая при этом конфликтных ситуаций. Таким образом, планирование станет простым и удобным занятием.

В ежедневник нужно внести все повторяющиеся дела, так как вы уже знаете сроки их выполнения. Сначала записываются обязательные и важные задачи, а оставшееся время отводится под все второстепенное. В расписании важно оставлять промежутки времени для перерывов. Отдых тоже должен быть запланирован и ограничен определенными рамками, чтобы не становиться слишком продолжительным.

Назначая важную встречу, обязательно составляйте список ее участников. Это поможет своевременно предупредить людей в случае переноса или отмены мероприятия. Когда встреча планируется в другом месте, необходимо учитывать время, которое будет потрачено на дорогу.

Самыми сложными задачами рекомендуется заниматься по утрам, оставляя новые дела на вечер. Во время работы нередко возникают мелкие задачи, которые приходится выполнять в тот же день. И если утро вы потратите на простые дела, то вечером вам придется серьезно потрудиться, чтобы успеть сделать все необходимое.

Старайтесь автоматизировать рабочий процесс, чтобы не выполнять постоянно одни и те же рутинные операции. Некоторые задачи можно переложить на других специалистов, способных сделать их гораздо быстрее. Тяга к излишней самостоятельности может отнимать довольно большое количество вашего времени.